Financiële administratie
Debiteurenbeheer wordt steeds een belangrijker onderdeel van de financiële administratie van de onderneming als het al niet het belangrijkste onderdeel is. Met een goed werkend debiteurenbeheer zorgt u ervoor dat openstaande facturen op tijd betaald worden, het contact met de klanten goed is, zo worden ook risico’s en kredietwaardigheid van (nieuwe)klanten in kaart gebracht om problemen te voorkomen. Hoe je nu om moet gaan met je debiteurenbeheer is per klant verschillend, maar hieronder treft u de basisprincipes aan voor een goede uitvoering van het debiteurenbeheer.
Contact met de klant
Als ondernemer bent je je zelf bewust dat goed klantencontact belangrijk is voor de onderneming. Het is daarom van belang dat u in alle vormen van klantcontact vriendelijk bent in de verwoording. U moet dit dan weer niet overdrijven maar op een juiste manier toepassen. Zo kunt u bij te late betaling aangeven dat volgens het systeem nog een factuur open staat dan in plaats van aan te geven dat de klant nog niet betaald heeft. De juiste verwoording van dingen kunnen zo beter overkomen zonder dat de relatie beschadigd zal worden.
Kort erop zitten
Met kort op het debiteurenbeheer zitten wordt bedoeld dat u direct betalingsherinneringen stuurt. Mocht blijken dat een klant het per ongeluk vergeten is te betalen zal hij zo direct betalen. Zo kan je ook klanten laten weten dat ze goed in de gaten gehouden wordt of er betaald wordt of niet en zullen ze eerder geneigd zijn om te betalen. Het is ook je goed recht om herinneringen te mogen sturen van betalingen die nog gedaan moeten worden, als je blijft wachten kost het je ook alleen maar meer geld.
Bellen
Bellen is een effectieve manier om een goed lopend debiteurenbeheer te hebben. Door te bellen bij problemen of ondervindingen brengt u meer persoonlijkheid in het contact en zal het de sfeer en emotie van het contact beter overbrengen. Door te bellen kom je er ook direct achter wat er nu precies aan de hand is. Bellen is een zeer effectieve manier die je echt moet toepassen in de basis van het debiteurenbeheer.
Uitbesteden
Mocht je het nog steeds lastig vinden om een je debiteurenbeheer goed op te zetten heb je de mogelijkheid om het debiteurenbeheer uit te besteden. Bij uitbesteden laat je een derde partij de gehele of een gedeelte van het debiteurenbeheer overnemen. Bij de overname daarvan betaal je een percentage van het te innen bedrag, maar zullen ze je direct betalen. Zo kan je zelf weer verder zonder gezeur of irritaties over betaling naar klanten omdat jij daar niet meer overgaat maar de derde partij.
