Sinds een aantal jaar vinden steeds meer bedrijven het lastig om grip te houden op hun planning. Dit komt voornamelijk doordat er op dit moment allerlei verschillende soorten mogelijkheden zijn waardoor de planning kan verschuiven of dat er meetings in de planning afgezegd worden. Daar zal deze blog over gaan.
Om er toch voor te zorgen dat alles op een goede manier onder controle gehouden wordt kiezen steeds meer ondernemers ervoor om een expert in te schakelen voor planning & control. Tenminste, de grotere organisaties kiezen ervoor om dit te doen. Daarentegen zijn er natuurlijk ook allerlei kleinere organisaties met een kleiner budget. Voor hen is het belangrijk om de kosten zo veel mogelijk te drukken, maar natuurlijk wel het beste resultaat te behalen. Er zal hieronder worden uitgelegd wat planning en control precies inhoud. Maar ook wat je eraan hebt en waarom het ervoor kan zorgen dat jouw bedrijf kan helpen. Daarnaast wordt ook in kaart gebracht waarom het voor kleine ondernemers belangrijk kan zijn. Daarop volgend zal er verteld worden waarom een specialist inschakelen handig kan zijn en wat hier nou precies de voordelen van zijn. Er zal worden afgesloten met waarom werknemers betrekken heel belangrijk is, wat niet alleen zorgt voor een goede werkomgeving, maar ook dat werknemers gemotiveerd blijven.
Wat houd planning & control in?
Een planning is een tabel waar in wordt gezet wat er op een dag moet gebeuren. Bij het maken van een planning moet is doel dat je een goed overzicht hebt over wat je op een dga moet doen en dat je dus niet vergeet wat je moest doen. Zo blijft er een goede controle. Bij het maken van een planning komen een aantal dingen kijken. Je moet natuurlijk rekening houden dat afspraken opeens komen of juist niet doorgaan. Probeer een zo goed mogelijk overzicht te maken van het aantal uur op een dag en wat je allemaal die dag wil doen. Stel je hebt een afspraak, hoe laat kun je dan weer met iets anders aan de slag? Dat soort punten zijn lastig te bepalen en daarom zijn er verschillende apps die je kunnen helpen bij het maken van een goede en gestructureerde planning. Zo heb je altijd controle over bepaalde situaties. Het begrip planning en control houd dus in dat je een planning kan maken waar je je ook echt aan kan houden, dat is het controle stukje wat heel belangrijk is.
Kleinere ondernemers
Ben je een ondernemer en heb je een redelijk kleine organisatie? Dan is het verstandig om de planning niet direct uit te besteden aan een externe partij. Echter, dit geldt enkel wanneer de lijnen binnen de organisatie kort zijn. Als de lijnen binnen de organisatie kort zijn, is het namelijk mogelijk om de planning en control binnenshuis te regelen. Helaas is dit niet voor iedere ondernemer weggelegd. Ook komt het geregeld voor dat een ondernemer zich liever blijft focussen op zijn of haar corebusiness. In beide gevallen is het verstandig om eens te kijken naar de mogelijkheden van een externe specialist. Een externe specialist kan namelijk bepaalde aspecten anders zien dat jijzelf en kan er van een afstand naar kijken. Vaak komen er dan andere dingen naar voren waar jijzelf waarschijnlijk nooit bij stil hebt gestaan.
Een specialist inschakelen
Op dit moment zijn er steeds meer specialisten die zich bezighouden met de werkzaamheden omtrent de planning en de controle. In veel gevallen maken zij gebruik van allerlei verschillende soorten software. Voor een aantal ondernemers is deze software gemakkelijk te implementeren in hun eigen organisatie. Daarentegen kan het ook zo zijn dat de software niet helemaal past bij de bedrijfsvoering van een bepaalde organisatie. In beiden gevallen is het verstandig om een expert te laten zoek naar de juiste oplossing. Heeft de expert de oplossing voor jouw organisatie gevonden? Dan is het verstandig om de expert niet gelijk van de hand te doen. Het kan namelijk zo zijn dat er toch iets fout gaat er de organisatie er niet helemaal uit komt of niet snapt. Daarom is het handig om de expert even te laten blijven, ook om uitleg te geven hoe iets werkt. Het kan namelijk toch gebeuren dat er wat fout gaat. In veel gevallen zal je een terugval krijgen waardoor een gedeelte van het werk voor niets is geweest. Dit zou natuurlijk zonde zijn en wat natuurlijk onnodig veel tijd in beslag neemt, wat er vaak niet is.
Waar leg ik als ondernemer de verantwoordelijkheid?
Wanneer je een ondernemer bent en een grotere organisatie hebt, dan is het verstandig om personeel aan te nemen om grip te houden op de planning en control. Voor veel grote organisaties is het namelijk ontzettend veel werk om dit op een juiste manier te regelen. Als je er dan voor kiest om iemand full time in te zetten op het systematische beheren van planning en control, dan is de kans van slagen het grootst. Daarnaast kun je een gedeelte van de verantwoordelijkheid bij deze werknemer leggen.
Iedereen in de organisatie moet meewerken
Om systematisch grip te krijgen op de planning en op de controle hiervan is het belangrijk dat iedereen in de organisatie hieraan mee werkt. Niet alleen de managers maar ook de medewerkers. Medewerkers meenemen in het proces van belangrijke deals en deadlines motiveert namelijk ook de medewerkers. Als zij namelijk aan iets groots en belangrijk meewerken kan dit ervoor zorgen dat de medewerkers echt gemotiveerd zijn om hun best te doen. Niet alleen omdat het hun werk is maar ook omdat zij dan het gevoel krijgen dat zij mee hebben gelopen om een belangrijke deal te behalen of juist aan een groot project hun steentje hebben kunnen bijdragen.
Dit houdt in dat de organisatiestructuur moet vinden in het maken en het onderhouden van een planning.
Planning en control kan dus cruciaal zijn voor hoe het met een bedrijf gaat. Aan de hand van een goede planning kan er ook een goede control zijn. Dit kan namelijk net het verschil maken of jouw bedrijf gestructureerd loopt en zo goede deals binnen kan halen. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om jouw werknemers hierbij te betrekken. Wat er juist voor kan zorgen dat het hele bedrijf zich betrokken voelt. Hopelijk heb je na het lezen van deze blog een goed inzicht gekregen waarom planning & control belangrijk is.
